Масштабирование без боли: как избежать хаоса в снабжении

При масштабировании бизнеса у строительных компаний появляется возможность брать больше проектов, которые они будут вести одновременно. В связи с этим старая система управления снабжением может не справиться с новым объемом задач, среди которых увеличившаяся закупка материалов на объекты, усложнение контроля бюджета и отслеживания потока поставок.

Проблемы, с которыми сталкиваются строительные компании при расширении бизнеса

Увеличение штата

При росте строительной компании часто возникает потребность в увеличении штата снабженцев. Анализ предложений поставщиков, формирование конкурентных листов по каждой заявке – всё это требует времени и квалифицированных кадров.

Средняя зарплата снабженца в России – 80 000 рублей. Это значит, что всего два дополнительных сотрудника обойдутся компании более чем в 1 920 000 рублей в год!

Нарушение коммуникации

1. Когда на одном проекте работает несколько снабженцев, возрастает риск возникновения ошибок, в том числе и двойной оплаты счетов. На первый взгляд, это может показаться досадной, но легко исправимой проблемой. Но, если подобные ситуации повторяются регулярно, последствия могут привести к превышению запланированного бюджета проекта.

2. Представьте ситуацию, вам на стройплощадку доставили не те материалы. Придется останавливать работы и срочно искать замену, а это приведет к дополнительным расходам и задержке сдачи объекта. Такие ситуации происходят часто, когда между прорабом и снабженцем не налажена коммуникация.

3. Из-за того, что заявки, счета и доставки по всем проектам обсуждаются в мессенджерах, руководству сложно отслеживать наличие материалов на объекте и контролировать его комплектацию.

Усложнение контроля

Отсутствие оперативного анализа затрат приведет к превышению бюджета, задержке сроков и конфликтам с инвесторами. В процессе строительства цены на некоторые материалы могут резко начать расти, при отсутствии системы автоматизации и оперативного анализа затрат, ваша компания не сразу заметит серьезное влияние цен на бюджет. А из-за нехватки средств замедлятся темпы строительства, что приведет к задержке сдачи объекта.

Как же оптимизировать снабжение, чтобы компания продолжала расти?

Автоматизировать его!

Автоматизированная система для управления снабжением «Майснаб» не только упростит работу снабженца и позволит оптимизировать штат без найма лишних сотрудников, но и создаст единое рабочее пространство для каждого специалиста, вовлеченного в снабжение объектов: от прораба до директора.

Бюджетирование. С «Майснаб» вы сможете легко задать статьи затрат на материалы и оборудование для каждого проекта, формируя четкое представление о необходимом бюджете. Система автоматически сверяет все поступающие счета с заложенным бюджетом и предупреждает о возможном перерасходе средств.
Быстрая выгрузка отчетов. С помощью быстрой выгрузки отчетов вы можете получить отчет ПЛАН/ФАКТ по любому из ваших проектов в формате Excel, это удобно, если руководителю привычнее работать с информацией в таком формате.
Работа с заявками и счетами в едином пространстве. Формирование и согласование заявок. Для создания заявок в программе достаточно занести необходимые данные по материалам (номенклатуру, количество, проект, плательщика и исполнителя, название заявки, дату поставки) и отправить на согласование.
Согласование счетов. Распознанный счет уходит на согласование директору. Также есть возможность назначать очередность, если счет должны согласовать несколько человек. Вы всегда сможете в режиме реального времени увидеть “что” и “кто” согласовал.

Вам больше не нужно будет хранить тонны бумаги в офисе, не нужно искать счета в чатах или на компьютере. Все счета в “Майснабе” хранятся в едином реестре, в котором легко и быстро можно найти всю исчерпывающую информацию.

5. О каждой операции вас предупредит система уведомлений. Больше не придется держать все задачи в голове или находиться в офисе для подписания каждой бумажки.

6. Планирование оплаты и доставки. После согласования счета руководителем, бухгалтеру придет уведомление: “принять в оплату”/“оплатить”, и он сможет сразу оформлять платежи. Снабженец сможет запланировать доставку и проследить прямо в программе все ли позиции по заявке доехали до объекта.