Как Excel и мессенджеры крадут время снабженца

Перекладываете счета от поставщиков из папки в папку? Тогда мы идем к вам!

Уверены, что как и большинство снабженцев, вы устали от хаоса в мессенджерах и почтах. Заявки в WhatsApp, счета по e-mail, звонки от прорабов – информация валится отовсюду, и собрать её воедино становится настоящим испытанием.

Пора навести порядок! А если точнее – автоматизировать вашу рутину!

Как выглядит рабочий день снабженца без автоматизации:

Заявки от прорабов и счета от поставщиков поступают отовсюду: WhatsApp, e-mail, звонки, бумажные носители – собрать воедино информацию из разных источников становится настоящим испытанием.
Ручной ввод данных из счетов, неразборчивый почерк в заявках, потерянные сообщения – всё это приводит к ошибкам, срывам сроков и финансовым потерям.
Таблицы в Excel помогают систематизировать информацию, но при большом объеме данных становятся громоздкими и неудобными.
Из-за отсутствия аналитики сложно отслеживать динамику расходов, прогнозировать потребности материалов на объекты и оптимизировать бюджет.

Результат: Заявки падают «на вчера», счета теряются, процесс согласования затягивается, сроки увеличиваются, а вместо того, чтобы тратить время на поиск материалов по выгодной стоимости и лучших поставщиков, снабженцы тонут в бумажной волоките.

Но забыть о хаосе в заявках и счетах можно уже сейчас! Автоматизируйте процесс снабжения в “Майснаб”. Больше не нужно собирать информацию по крупицам из разных источников – все заявки и счета будут храниться в одном месте, доступном в любой момент.

Как будет выглядеть работа снабженца с “Майснаб”:

Заявки. Прораб сможет создавать заявки по каждому проекту прямо в “Майснаб”. Ситуация, когда прораб забыл что-то заказать на объект, а в итоге вина за простой легла на снабженца – теперь исключена. В “Майснаб” вы сможете контролировать, когда заявка была передана в работу.

Как работают заявки:

Прораб создает заявку, вводит наименование материалов и их количество, выбирает проект, плательщика и исполнителя, вводит название заявки и сохраняет ее. После того, как заявка была сохранена, прораб может редактировать ее неограниченное количество раз до момента отправки снабженцу.
Когда заявка будет отправлена, снабженцу придет пуш-уведомление с контекстом “пришла новая заявка” и он сможет приступить к работе.
По завершении работы с заявкой, он нажмет кнопку “завершить”.

В конечном итоге весь процесс работы с заявками будет полностью прозрачным. Снабженец будет видеть:

Когда заявка была передана в работу;
Кто ее запросил;
На какой объект нужны материалы;
Какие в ней позиции;
Когда нужно будет поставить материалы и сколько дней осталось.

Счета. Счета от поставщиков больше не потеряются! В “Майснаб” вы загрузите файл счета и он распознает его за 5-8 минут, а после этого, программа перенесет счет в единый реестр, где вы сможете по фильтрам найти его меньше, чем за 1 минуту! А также получите исчерпывающую информацию о статусе его обработки: оплачен ли он, принята ли по нему доставка и доехал ли материал в полном объеме.

При приемке доставки материала на объект, прораб сможет подгрузить копию закрывающей документации к счету в “Майснаб”, а снабженец увидит, тот ли материал приехал на объект и сможет сверить количество.