Реестр счетов и обязанности хранения счетов на оплату

Строительство любого объекта всегда связано с финансовыми затратами, при этом до 60% бюджета проекта приходится на закупку строительных материалов. Чтобы контролировать операции, связанные с оплатой товаров поставщиков, и избежать возможных конфликтов и ошибок в платежах, важно вести единый реестр счетов.

Реестр счетов на оплату в строительстве — это архив всех выставленных поставщиками и другими контрагентами на компанию счетов, который хранит всю юридическую и бухгалтерскую информацию и позволяет контролировать этап проведения платежей.

Важность ведения учета и хранения счетов в строительстве

Хранение счетов на оплату в организации обеспечит прозрачность процесса снабжения и позволит контролировать отработку заявки с объекта.

В случае возникновении споров о превышении лимитов или неэффективной отработки заявок, быстрый доступ ко всем счетам позволит быстро разрешить конфликтные ситуации.

Как и где хранить счета на оплату

В строительных организациях до сих пор встречается практика хранения счетов на оплату от поставщиков в бумажном виде. Этот способ, очевидно, ненадежен, случаются ситуации, когда счета исчезают и не доезжают до офиса, не говоря уже о потерянном времени на поиск нужного счета среди большого количества бумаг. При наличии данных факторов могут возникнуть проблемы с оплатой или оперативным учетом финансов в компании. 

Для того, чтобы исключить эти проблемы, стоит обратить внимание на сервисы, которые автоматизируют работу со счетами и оптимизируют хранение информации о платежах.

• Облачный сервис «Майснаб» не ограничивает срок хранения счетов на оплату, они останутся в облаке в формате архива, где вы сможете получить доступ к ним в любой момент.
• С функцией «поиска по счетам» и гибкими фильтрами вы сможете легко найти любой счет всего за минуту, указав один из параметров: дату счета, проект, согласующее лицо, ответственного снабженца, поставщика, плательщика, статус счета или платежа, сумму или дату платежа, статус доставки или дату доставки.
• Для того, чтобы вы всегда были в курсе текущего состояния счета, цветные индикаторы в сервисе покажут статус согласования, статус оплаты и статус доставки.

Автоматизация хранения счетов не только упростит учет и анализ финансовой информации, но и обеспечит быстрый доступ к нужной документации.

Как формировать реестр счетов на оплату

Сервис «Майснаб» автоматизирует хранение счетов. Он позволяет исключить ручной труд при занесении данных счета в реестр.

Добавить счет в реестр учета счетов на оплату можно одной кнопкой. Вам достаточно нажать на иконку «Добавить счет», все остальное система сделает за вас: программа автоматически распознает реквизиты компании, ФИО поставщика и плательщика и номенклатуру.

Иногда встречаются ситуации, когда материал или мелкий инструмент закупается в магазине неподалеку самим прорабом, чтобы не потерять даже такие, казалось бы, незаметные затраты, внести их можно, заполнив графы вручную.

После того, как счет загрузится, он попадет в единый реестр, в котором хранятся все счета по проектам.

Подробнее о возможностях автоматизации в видео: