Отчет о затратах и план-факт анализ бюджета

В строительстве важно не только построить качественно, но и уложиться в бюджет. Для этого необходимо тщательно следить за расходами и анализировать, куда уходят деньги. В этом помогают отчеты по затратам на проекты и план-факт анализ.

Зачем нужен отчет о затратах

Отчет о затратах – это как финансовый дневник стройки. Он помогает:

• Сравнить, сколько планировали потратить и сколько потратили на самом деле.
• Понять, где появились лишние расходы.
• Принять меры, чтобы оптимизировать расходы и сэкономить.

Как анализируют затраты?

Любой руководитель хочет видеть и оценивать расходы по проектам в режиме реального времени. Но это всегда достаточно трудоемкий процесс: собрать всю информацию о затратах компании на материалы, оборудование, зарплаты, а потом еще и проанализировать весь массив данных.

Что такое план-факт анализ расходов

Это метод, который помогает понять, как разные факторы влияют на расходы и дает понимание на не самые очевидные вопросы. Например, насколько удорожание стройматериалов скажется на итоговом бюджете. И можно ли сэкономить на зарплате, сократив скорость выполнения работ за счет оптимизации поставок?

Что анализируют?

• Объемы работ: больше работы – больше затрат.
• Цены на ресурсы: дорогие материалы – дорогие стройки.
• Производительность труда: быстрая работа – меньше затрат на зарплату.
• Технологии: современные технологии могут как сэкономить, так и увеличить расходы.
• Организация работы: хорошая организация – меньше потерь времени и денег.

Какие показатели используют?

• Прямые затраты: на материалы, оборудование, зарплаты.
• Накладные расходы: на управление, аренду, амортизацию.
• Отклонения по каждой статье затрат.
• Индексы цен.
• Показатели производительности труда.

Отчет план-факт анализ помогает понять, почему расходы отличаются от плана, и принять меры, чтобы стройка была не только качественной, но и экономичной.

Контроль учета затрат в строительстве

Чтобы стройка не превратилась в «черную дыру» для бюджета, важно заранее спланировать и учитывать все расходы. Вот несколько советов:

1. Проект – всему голова: четкий проект с детализацией – основа для точного расчета затрат.
2. Считайте все расходы:

• Материалы, оборудование, зарплаты рабочим, аренда техники – учтите все статьи расходов.
• На помощь придут специальные программы для автоматизации контроля затрат.

3. Выбирайте надежных поставщиков:

• Сравнивайте цены и условия у разных поставщиков.
• Заключайте договоры с фиксированными ценами, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

4. Контролируйте процесс: регулярно сверяйте фактические расходы с планом и если есть отклонения – принимайте меры, чтобы уложиться в бюджет.

Закупки под контролем: как «Майснаб» помогает отслеживать расходы в строительстве

В условиях жесткой конкуренции и необходимости оптимизации расходов, строительный бизнес не может позволить себе тратить время и ресурсы на ручной подсчет затрат и анализ данных. Сервис «Майснаб» возьмет на себя эту рутину и обеспечит прозрачность закупочного процесса.

В «Майснаб» отчет план-факт анализ формируется автоматически по всем проектам и статьям затрат. Отчет позволяет отслеживать бюджетные средства, находящиеся в распоряжении на строительство, остаток средств, уже израсходованные суммы, а также предупредит вас о возможном перерасходе. При этом сервис также предупредит руководителя о превышении бюджета уже на этапе согласования того или иного счета.

Для чего проводят план-факторный анализ бюджета

Представим ситуацию: вы спланировали бюджет стройки, но что-то пошло не так, и расходы начали непредсказуемо расти. Именно в такой ситуации на помощь приходит план-факторный анализ бюджета. Вы сможете не просто констатировать факт перерасхода, а разобраться, почему так произошло – подорожали материалы или увеличились сроки строительства из-за нарушения логистики поставок.  И уже на основе анализа данных корректировать планы, оптимизировать расходы и эффективно распределять ресурсы.

Как провести план-факторный анализ

Для того, чтобы провести анализ затрат, нужно выявить причины отклонений.

• Собираем данные о расходах. Выгружаем данные о плановых и фактических затратах по всем статьям: материалы, оборудование, зарплаты.
• Определяем допустимые отклонения. Устанавливаем коридор допустимых отклонений – в рублях и в процентах.
• Ищем значительные отклонения. Выделяем статьи расходов, где отклонения выходят за рамки допустимых значений и анализируем причины этих отклонений: подорожали материалы, увеличился объем работ, снизилась производительность труда.
• Анализируем все статьи расходов, чтобы выявить скрытые проблемы и тенденции.
• Делаем выводы о причинах отклонений от плана и разрабатываем рекомендации по оптимизации расходов.

Пример план-факторного анализа в программе «Майснаб»

В «Майснаб» вы сможете контролировать затраты в строительстве одним кликом.

Как работает отчет план-факт анализ в программе

Выбираете нужный проект, перед вами открывается таблица, в которой есть «наименование проекта», «план», «факт» и «остаток».

• «план» – это планируемая сумма на весь проект;
• «факт» – сколько было потрачено средств;
• «остаток» — дает понять столько бюджета осталось на строительство.

В графе «факт» вы можете посмотреть, какая сумма была проведена бухгалтерией, на какую сумму материалы уже доставлены на объект, и какая сумма была согласована руководством.

Развернув название проекта, вы сможете ознакомиться с ним более детально и увидеть из скольких статей затрат состоял проект, сколько денег ушло на каждую из статей и конкретно куда разнесены деньги по графам «согласовано», «доставлено» и «оплачено».

Нажав на каждую из статей затрат, вы увидите какие материалы приобретались, в каком количестве и доехали ли они до объекта.

Также программа позволяет полностью выгрузить весь отчет в эксель, если вам привычнее работать с информацией в таком формате.

Сервис «Майснаб» предоставляет возможность контролировать бюджет проекта и оперативно вносить в него коррективы в едином информационном пространстве.