Как вести учет и контроль оплаты счетов

Строительная сфера – сложный механизм, где успех проекта зависит от множества факторов. Один из ключевых – это финансы. Без четкого учета и контроля оплаты счетов, строительный проект рискует погрузиться в хаос. Почему контроль расчета с поставщиками и подрядчиками так важен?

• Без контроля над финансами легко выйти за рамки бюджета и столкнуться с задержками, снижением качества работ или даже полной остановкой проекта.
• Дублирование оплаты счетов – это потеря денег, которую точно можно избежать.
• Несвоевременные платежи поставщикам грозят нарушением сроков поставок и строительства.
• Банки и инвесторы не любят рисковать, им нужны проекты с прозрачными финансами. Без планирования легко оказаться в ситуации, когда денег на завершение работ просто не хватает.
• Задержки платежей портят отношения с подрядчиками, а проблемы с деньгами бьют по репутации компании, затрудняя получение новых заказов.

Учет оплаты счетов или как держать финансы стройки в порядке

Чтобы стройка не «съела» весь бюджет, важно навести порядок в обработке платежей. Для того чтобы счета не дублировались и не терялись – организовать единое пространство для их хранения и передачи в бухгалтерию. А также наладить процесс согласования счета для строгого контроля за заложенными лимитами. Это поможет не только избежать конфликтов, но и оптимизировать расходы компании и точнее прогнозировать успешность проекта.

На помощь строительным компаниям приходят современные программы, созданные специально для ведения учета оплаты счетов и в целом для управления финансами в снабжении. Они автоматизируют рутинные операции, уменьшают количество ошибок, вызванные человеческим фактором и экономят время сотрудников снабжения.

Давайте рассмотрим, как такие программы помогают оптимизировать контроль счетов на оплату на примере сервиса «Майснаб».

Как легко и просто ввести контроль оплат счетов от поставщиков в «Майснаб»

«Майснаб» предлагает удобное и функциональное решение для контроля счетов на оплату и управления финансами:

• При добавлении счета в программу, он автоматически загрузится в единый реестр платежей и будет храниться там бессрочно.

• С функцией «поиска по счетам» и гибкими фильтрами вы сможете легко найти любой счет всего за минуту, указав один из параметров: дату счета, проект, согласующее лицо, ответственного снабженца, поставщика, плательщика, статус счета или платежа, сумму или дату платежа, статус доставки или дату доставки.
• Благодаря интеграции «Майснаб» с 1С вы забудете о ручном занесении данных счета в систему! Вы сможете просто отфильтровать согласованные счета и одним кликом перенести их в 1С для дальнейшей работы. Далее можно формировать платежи в привычной программе, а вся информация о проведенной операции автоматически вернется в сервис и оповестит о факте расчета с поставщиком снабженца.

• Своевременные платежи – залог хороших отношений с поставщиками и подрядчиками, значит, и договориться с ними будет проще! Цветные индикаторы системы помогут отслеживать статус счетов: согласование, оплата и доставка. Если счет согласован частично, индикатор будет заштрихован не полностью, как только все ответственные лица подтвердят согласование, он полностью окрасится в зеленый цвет. То же самое произойдет с индикаторами оплаты и доставки – все просто и наглядно.

• А календарь платежей, организованный системой, позволит вести удобный контроль оплат по закупкам и четко отслеживать сроки расчета.

Сервис «Майснаб» создан для удобства каждого сотрудника, вовлеченного в процесс снабжения, он поможет оптимизировать финансовые процессы и вывести ваш строительный бизнес на новый уровень.

Подробнее о контроле оплаты счетов и интеграции с 1С и календаре платежей в видео: